Mentions légales & confidentialité

Objet et acceptation

Les présentes Conditions générales d'utilisation (les « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation du service Oralis (le « Service »), édité par Cabinet dentaire Lausanne-Chailly Sàrl (ci-après « Oralis »). En créant un compte et en cochant la case d'acceptation lors de l'inscription, le cabinet praticien utilisateur (ci-après « le Cabinet » ou « l'Utilisateur ») accepte sans réserve les présentes CGU.

Définitions

Dans les présentes CGU :

• « Service » : la plateforme Oralis, ses fonctionnalités, ses interfaces et ses pages associées.
• « Cabinet » : le cabinet dentaire ou le professionnel de santé indépendant qui souscrit à un abonnement Oralis.
• « Utilisateur final » : toute personne autorisée par le Cabinet à accéder à son compte (praticien, assistant, secrétaire).
• « Patient » : la personne physique dont les données cliniques sont documentées par le Cabinet via le Service.
• « Contenu » : l'ensemble des données générées ou importées par le Cabinet dans le Service (enregistrements audio, transcriptions, documents cliniques, extractions structurées).
• « Oralis » : Cabinet dentaire Lausanne-Chailly Sàrl, éditrice du Service.

Éligibilité et inscription

• Le Service est destiné exclusivement aux professionnels de santé adultes (dentistes, chirurgiens-dentistes, orthodontistes, stomatologues, etc.) exerçant en cabinet ou en pratique indépendante.
• L'Utilisateur déclare être majeur, habilité à exercer sa profession et à engager le Cabinet qu'il représente.
• L'inscription requiert la fourniture d'informations exactes et à jour. L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée sur son compte.
• Oralis se réserve le droit de suspendre ou de refuser tout compte en cas de non-conformité (usage frauduleux, non-respect des présentes CGU, absence de qualification professionnelle).

Description du Service

Oralis est un service de documentation dentaire assistée qui permet au Cabinet :

• D'enregistrer les consultations sous forme audio.
• De générer automatiquement une transcription via intelligence artificielle (modèle Whisper).
• D'extraire des données structurées et de produire des documents cliniques (notes SOAP, résumés, courriers patient/confrère, comptes rendus) via des modèles d'intelligence artificielle GPT-4.
• De gérer les Patients, consultations, documents et tâches associées.
• D'accéder à un historique et à des outils de suivi interne.

Le Service évolue dans le temps : de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées. Les modifications substantielles sont communiquées au Cabinet.

Obligations du Cabinet

Le Cabinet s'engage à :

• Utiliser le Service conformément aux présentes CGU, à la législation applicable (notamment relative à la profession, au secret médical, à la protection des données) et aux règles déontologiques en vigueur.
• Obtenir et conserver le consentement éclairé des Patients pour l'enregistrement audio et le traitement de leurs données cliniques, conformément aux dispositions légales applicables (notamment Art. 9 RGPD pour les données de santé).
• Vérifier et valider humainement toute transcription ou extraction générée par l'intelligence artificielle avant toute utilisation clinique. Le Cabinet reconnaît que l'intelligence artificielle est un outil d'aide à la documentation et non un outil de décision clinique.
• Ne pas partager, céder, revendre ni prêter son compte à un tiers non autorisé.
• Signaler sans délai à Oralis toute utilisation non autorisée de son compte ou toute faille de sécurité suspectée.
• Verser les sommes dues au titre de son abonnement dans les délais contractuels.

Obligations d'Oralis

Oralis s'engage à :

• Mettre à disposition le Service dans les conditions décrites dans les présentes CGU et dans la Politique de confidentialité.
• Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données.
• Héberger le Service en Suisse et maintenir les traitements par intelligence artificielle au sein de l'Espace économique européen ou en Suisse, comme détaillé dans la Politique de confidentialité.
• Informer le Cabinet en cas de maintenance planifiée significative ou de violation de données affectant les données traitées pour son compte.

Propriété intellectuelle

• Le Service, ses composants logiciels, la marque « Oralis », ses interfaces, ses bases de prompts et de connaissances, ainsi que l'intégralité du code et des modèles d'intelligence artificielle restent la propriété exclusive d'Oralis (Cabinet dentaire Lausanne-Chailly Sàrl) ou de ses concédants. Aucune cession de droits de propriété intellectuelle n'est conférée au Cabinet par les présentes CGU.
• Le Contenu importé ou généré par le Cabinet (enregistrements audio, transcriptions, documents cliniques, notes Patient) demeure la propriété du Cabinet ou de ses Patients, selon les règles déontologiques applicables. Oralis bénéficie uniquement d'une licence limitée, non exclusive et révocable, strictement nécessaire à la fourniture du Service.

Relation responsable du traitement et sous-traitant (Art. 28 RGPD)

Dans le cadre du traitement de données de Patients, le Cabinet agit en qualité de responsable du traitement et Oralis en qualité de sous-traitant au sens de l'Art. 28 RGPD. La présente section formalise les éléments essentiels de cette relation.

• Objet : traitement de données personnelles, incluant des données de santé au sens de l'Art. 9 RGPD, pour le compte du Cabinet, dans le cadre du Service.
• Durée : pendant toute la durée de l'abonnement souscrit par le Cabinet.
• Nature et finalité du traitement : hébergement, transcription automatique, extraction structurée, génération de documents cliniques, stockage et mise à disposition via le Service.
• Types de données traitées : identifiants Patient, nom, prénom, date de naissance, historique clinique, enregistrements audio, documents générés, ainsi que toute autre donnée que le Cabinet choisit d'importer dans le Service.
• Catégories de personnes concernées : Patients du Cabinet et Utilisateurs finaux autorisés par le Cabinet.

Obligations d'Oralis en qualité de sous-traitant :

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée du Cabinet (y compris les paramétrages et choix effectués via le Service).
• Garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données (équipe Oralis et sous-traitants ultérieurs).
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées (détaillées dans la Politique de confidentialité).
• Ne recourir à un sous-traitant ultérieur (sous-sous-traitance) qu'avec l'information préalable du Cabinet. La liste des sous-traitants ultérieurs en vigueur est publiée dans la Politique de confidentialité ; toute addition significative est notifiée.
• Assister le Cabinet dans le respect de ses obligations relatives aux droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition, limitation).
• Notifier le Cabinet sans délai injustifié de toute violation de données à caractère personnel affectant les données traitées pour son compte.
• À la fin du contrat, selon l'instruction du Cabinet, restituer ou supprimer les données, sous réserve des obligations légales de conservation.

Droits du Cabinet : le Cabinet peut demander à tout moment des informations sur les mesures mises en œuvre par Oralis. Un audit, à la charge du Cabinet et moyennant préavis raisonnable, peut être organisé. Un accord de traitement des données (DPA) distinct et plus détaillé peut être fourni sur simple demande adressée à privacy@oralis.ch.

Prix, facturation et paiement

• L'abonnement est proposé selon les tarifs en vigueur publiés sur le site Oralis. Ces tarifs peuvent être révisés avec un préavis d'au moins 30 jours, notifié au Cabinet par email ou dans l'application.
• La facturation est mensuelle ou annuelle selon l'offre souscrite. Le paiement est effectué par carte bancaire via le prestataire Stripe.
• Les tarifs s'entendent hors taxes. La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) suisse (8,1 % au taux ordinaire en 2026) est ajoutée pour les Cabinets soumis à la TVA en Suisse. La TVA française ou toute autre TVA applicable dans l'Union européenne est appliquée selon les règles B2B en vigueur au lieu d'établissement du Cabinet.
• En cas de défaut de paiement, Oralis se réserve le droit de suspendre ou de résilier l'accès au Service, après notification au Cabinet et délai raisonnable de régularisation.

Durée, renouvellement et résiliation

• L'abonnement est conclu pour une durée indéterminée et renouvelé automatiquement à chaque échéance (mensuelle ou annuelle selon l'offre).
• Le Cabinet peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace utilisateur, avec prise d'effet à la fin de la période de facturation en cours.
• Oralis peut résilier l'abonnement avec un préavis de 30 jours, ou sans préavis en cas de manquement grave du Cabinet aux présentes CGU (défaut de paiement persistant, usage frauduleux, non-respect de la législation applicable).
• À la résiliation, les données du Cabinet sont conservées pendant les durées prévues à la Politique de confidentialité avant suppression physique, afin de permettre une éventuelle réactivation ou l'exercice des droits des Patients.

Garanties et limitation de responsabilité

• Le Service est fourni « en l'état ». Oralis s'efforce de garantir une disponibilité raisonnable et une qualité de service, sans engagement de résultat clinique. L'intelligence artificielle produit des suggestions et aides à la documentation : le Cabinet reste seul responsable de la validation clinique, de l'interprétation médicale et de l'usage professionnel des contenus générés.
• La responsabilité d'Oralis est limitée aux dommages directs et prévisibles. Les dommages indirects (perte de chance, perte de chiffre d'affaires, atteinte à la réputation, préjudice commercial, perte de données imputable au Cabinet, etc.) sont exclus, dans les limites permises par le droit applicable.
• Sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle, la responsabilité totale d'Oralis est plafonnée au montant des abonnements payés par le Cabinet au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

Confidentialité

• Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations échangées dans le cadre de l'exécution des présentes CGU, qu'il s'agisse d'informations techniques, commerciales, financières ou cliniques.
• Cette obligation de confidentialité demeure en vigueur pendant toute la durée du contrat et pour une période de 3 ans après sa résiliation, à l'exception des informations tombées dans le domaine public sans faute de la partie concernée.

Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations en cas de force majeure (pannes d'infrastructures tierces majeures, catastrophes naturelles, cyber-attaques majeures, décisions administratives ou judiciaires impératives, etc.), sous réserve d'en informer l'autre partie dans un délai raisonnable.

Modifications des CGU

• Oralis peut modifier les présentes CGU pour refléter des évolutions techniques, juridiques ou organisationnelles. Les modifications substantielles sont notifiées par email ou notification dans l'application au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.
• Le Cabinet dispose de la faculté de résilier son abonnement sans pénalité s'il n'accepte pas les nouvelles CGU, dans un délai de 30 jours suivant la notification. À défaut de résiliation dans ce délai, les nouvelles CGU sont réputées acceptées.

Droit applicable et juridiction

• Les présentes CGU ainsi que tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution sont régis par le droit suisse, à l'exclusion de toute règle de conflit de lois conduisant à l'application d'un autre droit.
• Les tribunaux ordinaires du canton de Vaud (Suisse) sont seuls compétents, sous réserve des dispositions impératives du droit applicable aux consommateurs.